Isännöintipalvelu Priima

Palvelupaketti Priima sisältää, tehokkaat ja ennen kaikkea nykyaikaiset kiinteistön johtamiseen tarvittavat palvelut vaativallekin kiinteistölle.

Priima -palvelun tilaajana:

• Kiinteistöä ja yhtiötä hoidetaan pitkäjänteisesti ja suunnitelmallisesti, joten voit luottaa siihen, että asiat hoituu. Asuin taloille laaditussa Priima palvelussa on lähtökohtaisesti kaikki yleisimmät asuintalon tarvitsemat palvelut. Tämä palvelu sopii erinomaisesti taloyhtiöille, joilla on erillinen kiinteistönhuolto.
• Tapa järjestää taloyhtiön hallinto tehokkaasti. Mahdollisesti kalliit sekä välillä tehottomat ja niin sanotut varmuuden vuoksi järjestettävät henkilökohtaiset tapaamiset isännöitsijän kanssa on myös karsittu pois. Priima -palvelussa taloyhtiön kotisivuilta pääsee hallitus lukemaan raportit, tarvittaessa kokoontuu keskustelemaan tai tekemään päätöksiä. Palvelussa pääsee kirjaamaan päätökset valmiille sähköisille asiakirjapohjille ja hallitus voi käyttää vain tarvittaessa isännöitsijätoimiston asiantuntemusta ja henkilökohtaisia tapaamisia sekä muita palveluita.
• Kaikki yhtiön lakisääteiset velvollisuudet sisältyvät palveluun. Korjaustoiminnan osalta huomioimme elinkaaren rakennuksen että yksittäisten rakennusosien osalta. Raportit ja asiakirjat tuotetaan verkossa, jossa ne ovat aina asiakkaan luettavissa vuorokaudesta riippumatta.
• Asiakaspalvelumme toimii verkossa 24 tuntia vuorokaudessa. Koulutettu henkilökunta hoitaa asukkaiden ja muiden kiinteistön käyttäjien asiat yhden luukun periaatteella.
• Asumiseen ja rahoitukseen liittyviä palveluja tuotetaan ja toimitetaan yhteistyökumppanimme osalta, joissa on huomioitu kilpailukykyiset hinnat.
• Palveluun sisältyy taloyhtiön vastikkeiden laskutus ja muut maksut sisältäen erääntyneiden vastikkeiden perimisen kuukausittain.
• Talousarvioehdotuksen laadinta, jonka yhtiö hyväksyy sellaisenaan tai muutettuna. Neljännesvuosittain tuotamme verkkoon maksuperusteisen välilaskelman, joka sisältää vertailun talousarvioon. Palveluun sisältyy laskujen tarkastus, hyväksyminen ja maksaminen.
• Tilinpäätösehdotuksen laadinta, veroilmoituksen täyttäminen ja toimittaminen verottajalle.
• Tärkeänä osana palveluun sisältyy kiinteistön viiden vuoden kunnossapitotarveselvityksen päivittäminen sekä kiinteistönhoito- ja kunnossapitosuunnitelman toteuttaminen osana kunnossapidon prosessia. Korjausten teettäminen sisältyy myös vastuullemme.
• Priima –palvelussa seurataan kiinteistön veden, lämmön ja sähkön kulutusta sekä käynnistämme tarvittaessa korjaavat toimenpiteet.
• Asiakkaan palvelupyynnöt kirjataan tietokantaan, jonka kautta palvelun toteutumista voidaan seurata työn saattamisesta loppuun asti, huomioiden samalla työhön sovitun ajan.
• Kiinteistöhoitosopimusten osalta huolehdimme niiden toimivuudesta ja kilpailuttamisesta tarvittavilta osin.

 

 

Isännöintitehtäväluettelo

Tarjottuun / sovittuun kuukausiveloitushintaan sisältyvät tämän tehtäväluettelon

A-kohtien tehtävät.

Tehtäväluettelon

B-kohdat luettelevat erilliskorvattavat isännöitsijän tehtävät.

Tehtäväluettelo noudattaa Suomen Kiinteistöliiton listaa isännöitsijän tehtävistä. Tehtävät suoritetaan aina hyvää isännöintitapaa (HIT) noudattaen.

1. HALLINNOLLISET TEHTÄVÄT

1.1. Kokoukset

KIINTEÄÄN KOKOUSPALKKIOON KUULUVAT TEHTÄVÄT

Hallituksen kokoukset

• kokousasioiden valmistelu
• kokouskutsun toimittaminen hallituksen päättämällä tavalla ja
• päättämässä ajassa hallituksen jäsenille
• pöytäkirja ensi tilassa, viimeistään viikon kuluessa hallituksen jäsenille
• asialistan ja mahdollisten asiakirjojen toimittaminen hallituksen päättämässä ajassa

Yhtiökokoukset

• yhtiökokoukset, kokousasioiden valmistelu
• kokouskutsujen toimittaminen yhtiöjärjestyksen mukaisesti
• tilinpäätösasiakirjojen ja talousarvion liittäminen kokouskutsuun
• pöytäkirjan laatiminen kuukauden kuluessa
• osakastiedotteen toimittaminen yhtiökokouksen päätöksistä tarvittaessa

Muut mahdolliset kokoukset

asukasdemokratialain (949/1990) edellyttämä asukaskokous

1.2.A Kiinteistön sopimusasiat (ks. myös kohta 3.3.)

Sopimuksista tarkistetaan säännönmukaisesti sopimusehdot, voimassa-oloajat, vakuudet ym. Sopimuksia solmittaessa käytetään voimassa olevia yleisesti hyväksyttyjä ja vahvistettuja lomakkeita.

Yhtiön nimissä tehtävien sopimusten tarjouspyyntöjen valmistelussa (esim. kiinteistönhoito) on käytettävä tarvittaessa asiantuntijoita. Tarjouspyynnöt laaditaan kiinteistön etu, sekä mahdolliset erityispiirteet huomioiden ja kiinteistön etua ajatellen asianmukaisesti ja harkiten.

• vuokra-, vakuutus- ja liittymissopimusten valmistelu, laadinta ja valvonta
• huolto-, siivous-, jätehuolto-, kiinteistönhoito ym. -sopimusten valmistelu, laadinta ja valvonta
• neuvottelujen käynnistäminen sopimusriitojen yhteydessä

1.3.A Valvonta

• yhtiöjärjestyksen ja kiinteistön järjestysmääräysten, osake- ja asunto- osakeyhtiölain sekä viranomaisten määräysten noudattamisen valvonta
• häiriöt: varoitusten laatiminen ja antaminen sekä mahdollisten jatkotoimenpiteiden (häätö, hallintaan otto) käynnistäminen
• virallisten turvallisuusmääräysten valvonta (palotekninen turvallisuus, lukitusjärjestelmät, yleisavainten käyttö ym.)
• väestönsuojelumääräysten noudattamisen valvonta (tarvikkeiden hankinnasta ja henkilövalinnoista huolehtiminen ym.)
• henkilökunnan, kiinteistönhoitoyritysten ja huoltoliikkeiden toiminnan valvonta
• sopimusten valvonta (esim. vakuudet)

1.4.A Yhtiön työntekijöiden työsuhdeasiat

• työsuhteen solmiminen ja päättäminen, työehtosopimusten ja lakien noudattaminen
• työsuojelumääräysten soveltaminen
• lain mukaisen työterveyshuollon järjestäminen työnantajan työnjohto-oikeuden käyttö
• koulutuksen ja perehdyttämisen järjestäminen sijaisuusjärjestelyjen hoitaminen
• työsuhde-erimielisyyksissä neuvottelujen käynnistäminen

1.5. Ilmoitusvelvollisuudet

• kaupparekisteriin tehtävien muutosilmoitusten teko (hallituksen ja isännöitsijän muutokset)
• osakas – ja asukastiedotteiden toimittaminen yhtiöjärjestyksen, hallituksen tai yhtiökokousten päätösten mukaisesti
• veroilmoitusten, vuosi- ja tarkkailuilmoitusten teko
• vakuutuslaitosilmoitusten teko
• asuntorahastolle tehtävien ilmoitusten teko
• tilastokeskukselle tehtävien ilmoitusten teko
• palkkatilastointi-ilmoitusten teko työnantajain yhteisöön
• työsuhteista johtuvien ilmoitusten teko

1.6.A Muut hallinnolliset tehtävät

• asiakaspalvelu (tavoitettavuus toimiston aukioloaikoina tai sovittuina vastaanottoaikoina)

• haltijavelkakirjojen muuttaminen panttikirjoiksi

• asiakirjojen ja arvopapereiden asiallinen arkistointi ja säilyttäminen

• kunnallisten ilmoitusten ja tiedotusten seuraaminen

2. TALOUDELLISET TEHTÄVÄT

2.1.A Taloussuunnittelu

• toiminta- ja rahoitussuunnitelman laadinta (PTS)
• talousarvion laadinta tulo- ja menoerittäin, perustelut hallitukselle
• ajan tasalla oleva maksuvalmiusseuranta ja kassavarojen tarkoituksenmukainen hoito

2.2.A Laskentatoimi

• laskujen hyväksyminen ja maksaminen ajallaan
• lainojen hoito ajallaan
• lainaosuuksien vuotuinen laskenta osakastiedottamista varten
• kirjanpidon hoito ja tilinpäätösehdotuksen laadinta niin, että toimintakertomuksesta ilmenee: hallinto: hallituksen kokoonpano ja kokouskerrat, yhtiökokoukset, tilintarkastajat, isännöitsijä, kiinteistönhoito ja siivous
• talous: vastikkeet jälkilaskelmineen, käyttökorvaukset, vuokrat, lainat, palkat ja palkkiot, vakuutukset, ehdotus tuloksen käsittelemiseksi, talousarviovertailu (elleivät ne ilmene tuloslaskelmasta tai taseesta)
• kulutustiedot: lämpö, sähkö, vesi
• tuloslaskelmasta ja taseesta ilmenee: vertailu edelliseen vuoteen ja talousarvioon
• käytetään Suomen Kiinteistöliiton tilinpäätöslomakkeita tai muuten vastaavat tiedot sisältävää erittelyä
• selvitys asuintalovarauksesta ja sen käytöstä
• selvitys korjausrahastosta ja sen käytöstä
• talousarviovertailu hallitusta varten vähintään kerran vuodessa
• tilintarkastuksen järjestäminen
• vuokra- ja vastikekirjanpito, sekä saatavien perintähuomautusten teko
• ennakonpidätysten tilitys ennakkoperintälain mukaisesti määräajassa

3. TEKNISET TEHTÄVÄT

3.1.A Kiinteistön hoitotehtävien järjestäminen

• kiinteistönhoitotyön järjestäminen, seuranta, valvonta ja ohjaaminen
• kulutustavoitteiden asettaminen ja seuranta (lämpö, vesi, sähkö)
• tavoite- ja seurantatietojen mukaisten toimenpiteiden käynnistäminen ja ohjaus
• energiatariffien ja muutosten seuranta
• kiinteistönhoitoa varten tarvittavien materiaalien hankinta ja töihin
• liittyvät järjestelyt (mm. irtain käyttöomaisuus, tarveaineet)

3.2.A Kunnossapito

• peruslaitejärjestelmien (LVIS jne.), rakenteiden ja ulkovaipan kunnon seuranta ja seurannan mukaisten toimenpiteiden käynnistäminen ja ohjaus sekä lähivuosien korjaustarpeen määrittely
• kertaluontoisten korjaustöiden hallinnollinen järjestely
• kunnossapitoon liittyvien tarkastusten ja katselmusten järjestäminen
• yhtiön edun valvonta osakkaiden huoneistokohtaisissa muutos- ja kunnossapitotöissä
• äkillisten ja satunnaisesti tapahtuvien korjausten hoitaminen

3.3.A Korjaus-, perusparantamis- ja rakennuttamisasiat

• uuden kiinteistön vastaanottoon liittyvät asiat teknisten asiakirjojen urakoitsijalta saamisesta ja oikeellisuuden tarkistamisesta huolehtiminen
• takuuaikana esiin tulevien ongelmien tilastointi koko kiinteistöstä
• takuuajan vakuuksien seuranta
• tarvittavat yhteydenpidot
• korjaus- ja perusparantamisasiat
• hallinnollinen organisointi (mm. urakoitsijan valinta, teknis-taloudellinen kokonaisajattelu), yleisvalvonta sekä päätöksentekomenettely
• takuu- ja vastuuaika- sekä vuosikorjausyhteydenpidot
• hankesuunnitteluun osallistuminen
• tarvittavien viranomaisasioiden hoitaminen (mm. rakennusluvat)
• työn aikainen tiedottaminen asukkaille ja muille tahoille
• takuuaikana esiin tulevien ongelmien tilastointi koko kiinteistöstä
• takuuajan vakuuksien seuranta

ERILLISKORVAUKSEEN OIKEUTTAVAT TEHTÄVÄT

1.1 B

• kokouksiin osallistuminen
• muut esim. asukasdemokratian mukaiset kokoukset
• rakennuttamiseen liittyvät kokoukset (kuten työmaakokoukset)
• muut kokoukset (esim. talotoimikunta)

1.2 B

• sopimusriitojen hoitaminen
• mahdollisten jatkotoimenpiteiden käynnistäminen(esim. oikeudenkäynnit)

1.3 B

• häädön ja hallintaanoton jatkotoimenpiteiden toimeenpano (oikeudenkäyntimenettely ja täytäntöönpano sekä vuokraustoimenpiteet)
• yleisturvasuunnitelman laatiminen

1.4 B

• työsuhde-erimielisyyksissä mahdollisten jatkotoimenpiteiden hoitaminen (esim. oikeudenkäynnit)

1.5 B

• yhtiöjärjestysmuutosten hoitaminen ja muuttoilmoitusten teko kaupparekisteriin

1.6 B

• kiinnitysten hakeminen
• huolehtiminen valitusten laatimisesta viranomaisille
• mahdollisiin tontinmittaustoimenpiteisiin tai vastaaviin osallistuminen
• aloitteiden ja reklamaatioiden teko kunnallisille viranomaisille
• talkoojärjestelyjen hoitaminen
• energian arvonlisäverolaskelman laadinta arvonlisäverovelvollisille osakkaille tai vuokralaisille isännöitsijäntodistuksen antaminen tilinpäätöksineen

B

• erillislaskelma lainaosuuden suorittamista vasten
• lunastushintalaskelman laatiminen (arava, hitas)
• perintätoimista huolehtiminen
• kulutuslaskutus alamittareiden perusteella
• arvonlisäveron laskenta ja tilitys kohteen ollessa arvonlisäverollinen
• käyttökorvausten laskutus
• palkkojen laskenta ja maksatus määräajassa
• sosiaalivakuutusmaksujen laskenta ja tilitys ennakkoperintä- ym. lakien mukaisesti määräajassa

3.1 B

• kiinteistönhoidon asiakirjojen laatiminen (hoito- ja huolto-ohjelmat, laatumäärittelyt)

3.2 B

• kiinteistöteknisen korjaussuunnitelman (tekninen PTS, 5 vuotta) laatiminen kustannusarvioineen
• ylimääräisiin tarkastuksiin ja katselmuksiin osallistuminen (esim. osakkaan aiheuttamat vahinkotapahtumat, huoneistokäynnit)

3.3 B

• työselitysten ja piirustusten laatiminen
• tarjouspyyntöasiakirjojen (tarjouserittely ja urakka-ohjelma) laatiminen
• tarjousten pyytäminen
• tarjousvertailujen laatiminen
• urakkasopimusten laatiminen
• työmaakokouksiin osallistuminen
• valvonta
• vastaanotto
• takuuaikajärjestelyt

MUUT KÄYTÄNNÖN TOIMINNAN KORVAUKSET

B-kohdissa mainittujen tehtävien lisäksi isännöintitoimistolla on oikeus periä erikseen korvaus taloyhtiöön kohdistettavissa olevista suoranaisista kuluista, kuten kopiointi-, skannaus-, telekopio-, postitus-, painatus- ja ilmoituskuluista, tilisiirto- ym. maksuista, toimistotarvikkeista ja atk-paperista.

Sama koskee matkakuluja ja muita kuin luettelossa mainittuja erillistodistuksia.