Isännöinti ”mini” sopii pääosin yhtiöille, jotka haluavat hyvää ja tehokasta palvelua kohtuullisin kustannuksin ja joissa hallitus toimii aktiivisesti. Palvelua voidaan tarjota myös pääasiallisen toimi-alueemme ulkopuolelle. ”mini” -palvelun tilaajat voivat luottaa siihen, että yhtiön asiat ovat hyvässä hoidossa ja lakisääteiset velvollisuudet on hoidettu.
Avoimen hinnoittelun, sekä ennakoivan työrytmimme ansiosta yhteydenpito hoidetaan pääosin sähköisesti. Toimitamme asiakirjat ja raportit verkkopalvelun avulla ja näin varmistamme että ne ovat milloin tahansa asiakkaan luettavissa. Laskutamme taloyhtiölle vastikkeet ja muut maksut sekä perimme erääntyneitä vastikkeita kuukausittain. Hoidamme taloyhtiön kirjanpidon. Hyväksymme laskut ja maksamme ne, sekä tuotamme maksuperusteisen kausilaskelman verkkoon kuukaisittain. Kausilaskelma sisältää vertailun talousarvioon.
Laadimme tilinpäätösehdotuksen. Teemme veroilmoituksen ja toimitamme sen verottajalle. Laadimme talousarvioehdotuksen kerran vuodessa.
Huolehdimme, että kiinteistön sopimukset ovat voimassa.
Asiakkaiden käytössä palveluntilausjärjestelmä, jolla asiakas voi tilata yksittäiset asiakirjat ja asiantuntijapalvelut verkkoyhteyden kautta.
Laadimme ja avustamme tarvittaessa asiakkaan kanssa yhteistyössä kiinteistön kunnossapito-suunnitelman ja hoidamme muut tekniset tehtävät. (nämä työt veloitamme hinnastomme mukaisesti).
mini isännöintipalvelun saa käyttöön helposti ja nopeasti ottamalla yhteyttä meihin verkkosivulla olevan linkin kautta, jonka jälkeen toimitamme tarjouksen, sekä ”mini” sopimus-luonnoksen nähtäväksi ja hyväksyntänne jälkeen toimitamme sopimuksen allekirjoitettavaksi. Palvelu aktivoidaan käyttöönne viimeistään 5 työpäivän kuluessa. Yhteydenottopyynnössä teidän tulee ilmoittaa vain huoneistojen määrä, toivottu aloituspäivä ja osoite mihin sopimusasiakirjat toimitetaan allekirjoitettavaksi
Lisäksi käytettävissänne on asiantuntijoidemme yksilölliset palvelut aikaveloituksella.
Isännöintitehtäväluettelo (mini)
Tarjottuun / sovittuun kuukausiveloitushintaan sisältyvät tämän tehtäväluettelon A-kohtien tehtävät.
Tehtäväluettelon B-kohdat luettelevat erilliskorvattavat isännöitsijän tehtävät.
1. HALLINNOLLISET TEHTÄVÄT
1.2.A Kiinteistön sopimusasiat (ks. myös kohta 3.3.)
Sopimuksista tarkistetaan säännönmukaisesti sopimusehdot, voimassa-oloajat, vakuudet ym. Sopimuksia solmittaessa käytetään voimassa olevia yleisesti hyväksyttyjä ja vahvistettuja lomakkeita.
Yhtiön nimissä tehtävien sopimusten tarjouspyyntöjen valmistelussa (esim. remontit) on käytettävä tarvittaessa asiantuntijoita. Tarjouspyynnöt laaditaan kiinteistön etu, sekä mahdolliset erityispiirteet huomioiden ja kiinteistön etua ajatellen asianmukaisesti ja harkiten.
- huolto-, siivous-, jätehuolto-, kiinteistönhoito ym. -sopimusten valmistelu, laadinta ja valvonta
- neuvottelujen käynnistäminen sopimusriitojen yhteydessä
1.3.A Valvonta
- yhtiöjärjestyksen ja kiinteistön järjestysmääräysten, osake- ja asunto-osakeyhtiölain sekä viranomaisten määräysten noudattamisen valvonta
1.5.A Tiedotus / ilmoitukset viranomaisille
- osakas – ja asukastiedotteiden toimittaminen yhtiöjärjestyksen, hallituksen tai yhtiökokousten päätösten mukaisesti
- veroilmoitusten, vuosi- ja tarkkailuilmoitusten teko
2. TALOUDELLISET TEHTÄVÄT
2.1.A Taloussuunnittelu
- talousarvion laadinta tulo- ja menoerittäin, perustelut hallitukselle
- ajantasalla oleva maksuvalmiusseuranta ja kassavarojen tarkoituksenmukainen hoito
2.2.A Laskentatoimi
- laskujen hyväksyminen ja maksaminen ajallaan
- lainojen hoito ajallaan
- lainaosuuksien vuotuinen laskenta osakastiedottamista varten
- kirjanpidon hoito ja tilinpäätösehdotuksen laadinta niin, että toimintakertomuksesta ilmenee: hallinto: hallituksen kokoonpano ja kokouskerrat, yhtiökokoukset, tilintarkastajat, isännöitsijä, kiinteistönhoito ja siivous
- talous: vastikkeet jälkilaskelmineen, käyttökorvaukset, vuokrat, lainat, palkat ja palkkiot, vakuutukset, ehdotus tuloksen käsittelemiseksi, talousarviovertailu (elleivät ne ilmene tuloslaskelmasta tai taseesta)
- kulutustiedot: lämpö, sähkö, vesi
- tuloslaskelmasta ja taseesta ilmenee: vertailu edelliseen vuoteen ja talousarvioon
- käytetään Suomen Kiinteistöliiton tilinpäätöslomakkeita tai muuten vastaavat tiedot sisältävää erittelyä
- selvitys asuintalovarauksesta ja sen käytöstä
- selvitys korjausrahastosta ja sen käytöstä
- talousarviovertailu hallitusta varten vähintään kerran vuodessa
- tilintarkastuksen järjestäminen
- vuokra- ja vastikekirjanpito, sekä saatavien perintähuomautusten teko
- ennakonpidätysten tilitys ennakkoperintälain mukaisesti määräajassa
ERILLISKORVAUKSEEN OIKEUTTAVAT TEHTÄVÄT (mini)
1.1 B
Hallituksen kokoukset
- kokousasioiden valmistelu
- kokouskutsun toimittaminen hallituksen päättämällä tavalla ja päättämässä ajassa hallituksen jäsenille
- pöytäkirja ensi tilassa, viimeistään viikon kuluessa hallituksen jäsenille
- asialistan ja mahdollisten asiakirjojen toimittaminen hallituksen päättämässä ajassa
- yhtiökokoukset
- kokousasioiden valmistelu
- kokouskutsujen toimittaminen yhtiöjärjestyksen mukaisesti
- tilinpäätösasiakirjojen ja talousarvion liittäminen kokouskutsuun
- pöytäkirjan laatiminen kuukauden kuluessa
- osakastiedotteen toimittaminen yhtiökokouksen päätöksistä tarvittaessa
- kokouksiin osallistuminen
- muut kokoukset
- muut esim. asukasdemokratian mukaiset kokoukset
- rakennuttamiseen liittyvät kokoukset (kuten työmaakokoukset)
- muut kokoukset (esim. talotoimikunta)
Muut mahdolliset kokoukset
- asukasdemokratialain (949/1990) edellyttämä asukaskokous
1.2 B
- sopimusriitojen hoitaminen
- mahdollisten jatkotoimenpiteiden käynnistäminen (esim. oikeudenkäynnit)
1.3 B
- häiriöt: varoitusten laatiminen ja antaminen sekä mahdollisten jatkotoimenpiteiden (häätö, hallintaan otto) käynnistäminen
- häädön ja hallintaan oton jatkotoimenpiteiden toimeenpano (oikeudenkäyntimenettely ja täytäntöönpano sekä vuokraustoimenpiteet)
- virallisten turvallisuusmääräysten valvonta (palotekninen turvallisuus, lukitusjärjestelmät, yleisavainten käyttö ym.)
- yleisturvasuunnitelman laatiminen
- väestönsuojelumääräysten noudattamisen valvonta (tarvikkeiden hankinnasta ja henkilövalinnoista huolehtiminen ym.)
- henkilökunnan, kiinteistönhoitoyritysten ja huoltoliikkeiden toiminnan valvonta
- sopimusten valvonta (esim. vakuudet)
1.4 B
- työsuhteen solmiminen ja päättäminen, työehtosopimusten ja lakien noudattaminen
- työsuojelumääräysten soveltaminen
- lain mukaisen työterveyshuollon järjestäminen työnantajan työnjohto-oikeuden käyttö
- koulutuksen ja perehdyttämisen järjestäminen sijaisuusjärjestelyjen hoitaminen
- työsuhde-erimielisyyksissä neuvottelujen käynnistäminen
- työsuhde-erimielisyyksissä mahdollisten jatkotoimenpiteiden hoitaminen (esim. oikeudenkäynnit)
1.5 B
- yhtiöjärjestysmuutosten hoitaminen ja muuttoilmoitusten teko kaupparekisteriin
1.6 B
- asiakaspalvelu (tavoitettavuus toimiston aukioloaikoina tai sovittuina vastaanottoaikoina)
- haltijavelkakirjojen muuttaminen panttikirjoiksi
- asiakirjojen ja arvopapereiden asiallinen arkistointi ja säilyttäminen
- kunnallisten ilmoitusten ja tiedotusten seuraaminen
- kiinnitysten hakeminen
- huolehtiminen valitusten laatimisesta viranomaisille
- mahdollisiin tontinmittaustoimenpiteisiin tai vastaaviin osallistuminen
- aloitteiden ja reklamaatioiden teko kunnallisille viranomaisille
- talkoojärjestelyjen hoitaminen
- arvonlisäverolaskelman laadinta arvonlisäverovelvollisille osakkaille tai vuokralaisille
- isännöitsijäntodistuksen antaminen tilinpäätöksineen
2.2 B
erillislaskelma lainaosuuden suorittamista vasten
lunastushintalaskelman laatiminen (arava, hitas)
perintätoimista huolehtiminen
kulutuslaskutus alamittareiden perusteella
arvonlisäveron laskenta ja tilitys kohteen ollessa arvonlisäverollinen
käyttökorvausten laskutus
palkkojen laskenta ja maksatus määräajassa
sosiaalivakuutusmaksujen laskenta ja tilitys ennakkoperintä- ym. lakien mukaisesti määräajassa
3.1 B
- kiinteistönhoitotyön järjestäminen, seuranta, valvonta ja ohjaaminen
- kulutustavoitteiden asettaminen ja seuranta (lämpö, vesi, sähkö)
- tavoite- ja seurantatietojen mukaisten toimenpiteiden käynnistäminen ja ohjaus
- energiatariffien ja muutosten seuranta
- kiinteistönhoitoa varten tarvittavien materiaalien hankinta ja töihin liittyvät järjestelyt (mm. irtain käyttöomaisuus, tarveaineet)
- kiinteistönhoidon asiakirjojen laatiminen (hoito- ja huolto-ohjelmat, laatumäärittelyt)
3.2 B
- peruslaitejärjestelmien (LVIS jne.), rakenteiden ja ulkovaipan kunnon seuranta ja seurannan mukaisten toimenpiteiden käynnistäminen ja ohjaus sekä lähivuosien korjaustarpeen määrittely
- kertaluontoisten korjaustöiden hallinnollinen järjestely
- kunnossapitoon liittyvien tarkastusten ja katselmusten järjestäminen
- yhtiön edun valvonta osakkaiden huoneistokohtaisissa muutos- ja kunnossapitotöissä
- äkillisten ja satunnaisesti tapahtuvien korjausten hoitaminen
3.3. B
- uuden kiinteistön vastaanottoon liittyvät asiat teknisten asiakirjojen urakoitsijalta saamisesta ja oikeellisuuden tarkistamisesta huolehtiminen
- takuuaikana esiin tulevien ongelmien tilastointi koko kiinteistöstä
- takuuajan vakuuksien seuranta
- tarvittavat yhteydenpidot
- korjaus- ja perusparantamisasiat
- hallinnollinen organisointi (mm. urakoitsijan valinta, teknis-taloudellinen kokonaisajattelu), yleisvalvonta sekä päätöksentekomenettely
- takuu- ja vastuuaika- sekä vuosikorjausyhteydenpidot
- hankesuunnitteluun osallistuminen
- tarvittavien viranomaisasioiden hoitaminen (mm. rakennusluvat)
- työn aikainen tiedottaminen asukkaille ja muille tahoille
- takuuaikana esiin tulevien ongelmien tilastointi koko kiinteistöstä
- takuuajan vakuuksien seuranta
- kiinteistöteknisen korjaussuunnitelman (tekninen PTS, 5 vuotta) laatiminen kustannusarvioineen
- ylimääräisiin tarkastuksiin ja katselmuksiin osallistuminen (esim. osakkaan aiheuttamat vahinkotapahtumat, huoneistokäynnit)
- työselitysten ja piirustusten laatiminen
- tarjouspyyntöasiakirjojen (tarjouserittely ja urakka-ohjelma) laatiminen
- tarjousten pyytäminen
- tarjousvertailujen laatiminen
- urakkasopimusten laatiminen
- työmaakokouksiin osallistuminen
- valvonta
- vastaanotto
- takuuaikajärjestelyt
MUUT KÄYTÄNNÖN TOIMINNAN KORVAUKSET
B-kohdissa mainittujen tehtävien lisäksi isännöitsijällä on oikeus periä erikseen korvaus taloyhtiöön kohdistettavissa olevista suoranaisista kuluista, kuten kopiointi-, skannaus-, telekopio-, postitus-, painatus- ja ilmoituskuluista, tilisiirto- ym. maksuista, toimistotarvikkeista ja atk-paperista.
Sama koskee matkakuluja ja muita kuin luettelossa mainittuja erillistodistuksia.